Política de Privacidad

1. Resumen

Bi Automation (nombre comercial del Sr. Luis David Jiménez Vanegas) ofrece servicios de agentes de inteligencia artificial (IA), automatización de procesos y análisis de datos para empresas.

Esta política explica qué datos personales recopilamos en nuestro sitio web (biautomation.cc), nuestros agentes de IA y nuestros servicios; para qué los usamos; con quién los compartimos; qué derechos tiene usted sobre sus datos; y cómo los protegemos.

Aplica a: visitantes del sitio, contactos comerciales, clientes (empresas) y personas finales cuyos datos procesan los agentes de IA.

2. Responsable del tratamiento

3. Marco legal aplicable

Bi Automation opera desde Costa Rica y presta servicios a clientes en países de habla hispana. El tratamiento de datos se rige principalmente por la Ley N.º 8968 de Costa Rica (Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales), supervisada por PRODHAB, y la Ley N.º 7975 (Información no Divulgada). Se aplican además, como buena práctica, estándares del RGPD (UE), la LFPDPPP (México) y la Ley 1581 (Colombia) cuando corresponda.

Conforme a la ley, Bi Automation no se encuentra obligada a registrarse ante PRODHAB porque el tratamiento de datos es para fines internos de prestación de servicios, y no vende, distribuye ni comercializa datos personales a terceros.

4. Definiciones

• Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Dato sensible: dato de la esfera íntima (origen racial, opinión política, creencias, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida u orientación sexual).
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento.
• Encargado: quien procesa datos por cuenta del responsable.
• Titular: la persona a quien pertenecen los datos.
• Consentimiento: autorización previa, expresa, informada y por escrito (incluido formato electrónico).
• Brecha de seguridad: pérdida, destrucción, alteración o acceso no autorizado a datos.

5. Datos personales que recopilamos

5.1 Al visitar el sitio web

Dirección IP (seguridad y geolocalización aproximada), tipo de navegador, páginas visitadas y fuente de acceso, para mejorar el sitio.

Nota: este sitio es de carácter informativo y de presentación de servicios. No es el canal principal de recopilación de datos; los servicios se contratan mediante contacto directo (WhatsApp, correo) y se formalizan mediante contrato.

5.2 Al contactarnos

Nombre, empresa (opcional), correo, teléfono/WhatsApp, servicio de interés y mensaje, para responder consultas y agendar llamadas.

5.3 Datos de contacto de fuentes de acceso público

Para ofrecer nuestros servicios a empresas, podemos obtener datos de contacto comercial defuentes de acceso público (directorios públicos en línea, listados comerciales). Usamos estos datos bajo interés legítimo para contacto comercial B2B. Todo contacto incluye mecanismos para darse de baja u oponerse. Puede oponerse en cualquier momento a general@biautomation.cc.

5.4 Al conversar con un agente de IA

Cuando una persona final conversa con un agente de IA operado por Bi Automation para un cliente, se procesan el contenido de la conversación, el número de WhatsApp y los datos compartidos voluntariamente. En este caso, Bi Automation actúa como encargado de tratamiento por cuenta de la empresa cliente (responsable), quien decide sobre el almacenamiento y la eliminación.

5.5 Datos de clientes (empresas)

Datos de contacto del representante y de facturación, formalizados en el contrato de servicio.

5.6 Datos sensibles

En el caso de clínicas y centros de salud, el agente de IA se limita a la agenda de citas y no procesa contenido médico. Los datos sensibles requieren autorización expresa previa del titular y solo se procesan bajo instrucción de la empresa cliente.

6. Finalidades del tratamiento

Tratamos datos para: atender consultas, contactar empresas (B2B), agendar citas, elaborar cotizaciones, proveer servicios contratados, operar los agentes de IA, mejorar el sitio, cumplir obligaciones legales, prevenir fraude y notificar cambios.

7. Base legal para el tratamiento

• Consentimiento: formularios, contratos firmados y autorización de datos sensibles.
• Ejecución de un contrato: para prestar el servicio contratado.
• Interés legítimo: contacto comercial B2B, seguridad, prevención de fraude y mejora del sitio.
• Obligación legal: para cumplir normas fiscales o requerimientos de autoridades.

El consentimiento es revocable en cualquier momento contactando a general@biautomation.cc.

8. Tratamiento de datos por agentes de IA

Cuando una persona final conversa con un agente de IA, el flujo es: el mensaje llega al Chatwoot del cliente (alojado en la infraestructura de Bi Automation), pasa por la automatización (n8n) y se procesa en el modelo de IA elegido por el cliente (Gemini, OpenAI o DeepSeek).

• Los agentes procesan únicamente la información necesaria para la tarea.
• No vendemos ni comercializamos los datos de las conversaciones.
• No usamos los datos de un cliente para beneficiar a otro.
• La elección del modelo de IA la realiza el cliente y se documenta en el contrato.

Bi Automation actúa como encargado de tratamiento. La empresa cliente es la responsable de los datos de sus clientes finales. Los datos se conservan durante el plazo que determine el cliente; no existe un plazo por defecto para los datos del cliente, la decisión de conservación y eliminación le corresponde en su totalidad.

9. Cookies y tecnologías

Usamos Plausible Analytics (sin cookies persistentes) para estadísticas de visitas, Google Fonts para tipografía (envía la IP a Google), y elwidget de Chatwoot (almacenamiento local del navegador para mantener la conversación del chat activa durante la visita).

Bi Automation no utiliza cookies de seguimiento, publicidad ni grabación de sesiones.El widget de Chatwoot no se usa para rastreo publicitario. Por ello no se requiere banner de consentimiento de cookies de publicidad.

10. Terceros y transferencias

Solo compartimos datos cuando es necesario para prestar el servicio, con: Cloudflare, Coolify, Chatwoot, n8n, Meta/WhatsApp Business API, Google y los modelos de IA (Gemini, OpenAI, DeepSeek) que el cliente elija.

Nota de privacidad de los modelos: Gemini (Google) ofrece el mayor estándar de privacidad (retención de datos cero, sin entrenamiento con datos del cliente); OpenAI no entrena con los datos de la API por defecto y retiene hasta 30 días para monitoreo de abuso; DeepSeek es la opción menos transparente (sede en China). La decisión final corresponde al cliente informado.

Bi Automation no vende datos personales. Solo divulga datos ante obligación legal.

11. Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas y organizativas: firewalls, sistemas de detección de intrusiones, autenticación de dos factores (2FA) en accesos administrativos, cifrado HTTPS/TLS, control de accesos por privilegio mínimo, monitoreo de actividad y copias de respaldo periódicas.

Aislamiento por cliente: cada empresa cliente opera en un espacio aislado en la plataforma de mensajería; los datos de un cliente no son accesibles por otros. Se ofrece instancia dedicada si el cliente lo requiere.

12. Retención de datos

Los datos de contacto y consultas de Bi Automation se conservan hasta 6 meses. Los datos de clientes (empresa) durante el contrato + plazo fiscal. Los datos procesados por cuenta de un cliente se conservan durante el plazo que determine la empresa cliente, sin plazo por defecto.

Puede solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento a general@biautomation.cc.

13. Derechos del titular

Usted tiene derecho a acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos ARCO), así como portabilidad y revocación del consentimiento cuando aplique.

Para ejercerlos, escriba a general@biautomation.cc con el asunto "Solicitud de Derechos de Datos". Respondemos dentro de los plazos legales.

Si usted es cliente final de una empresa que usa nuestros agentes de IA, sus derechos se ejercen ante esa empresa (responsable). Podemos derivar su solicitud.

Puede presentar una denuncia ante PRODHAB (Costa Rica) o la autoridad de su país.

14. Notificación de brechas

Ante una brecha de seguridad, notificaremos a PRODHAB en un plazo de 5 días hábiles y a los titulares afectados cuando corresponda. Si la brecha afecta datos de un cliente, notificaremos a la empresa cliente de inmediato.

15. Datos de menores

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 13 años. No recopilamos deliberadamente sus datos. Si usted es tutor y cree que un menor nos dio datos, contáctenos a general@biautomation.cc.

16. Sitios de terceros

El sitio puede contener enlaces a servicios de terceros (WhatsApp, correo, redes). Sus prácticas de privacidad se rigen por las políticas de esos terceros, no por esta.

17. Cambios en la política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente con su fecha de actualización. Si hay cambios sustanciales, notificaremos con 15 días de anticipación.

18. Contacto

Asunto sugerido: "Asunto de Protección de Datos"